O processo administrativo fiscal é o mecanismo para fazer a contestação de um ato de fiscalização do órgão fiscal e pode ser realizado pelo próprio contribuinte ou por representante legal. No processo administrativo fiscal você pode se defender de lançamentos e autos de infrações realizados pela Receita Federal e também utilizar os recursos existentes para quem recebe uma notificação de lançamento ou um despacho decisório desfavorável.

No Processo administrativo o contribuinte pode questionar a exigência de pagar o tributo, de qualquer forma, antes de existir um processo administrativo fiscal, deve ocorrer necessariamente um procedimento fiscal, que é um ato voltado para o lançamento do tributo, ou seja, quando o Estado realiza a formalização de uma pretensão tributária em face do contribuinte. 

Após essa formalização, fica a cargo do contribuinte aceitar o lançamento e pagá-lo, ou discordar e dar início ao processo administrativo fiscal propriamente dito, por intermédio de uma impugnação, o que por sua vez gera direitos e garantias, como o direito ao devido processo legal e ao contraditório.

A impugnação de um lançamento de tributo realizado pela Receita Federal não gera nenhum prejuízo ao contribuinte, tendo em vista que, se instruído corretamente, resultará na suspensão total da cobrança e da exigibilidade do tributo até seu julgamento definitivo em todas as instâncias administrativas. 

Em síntese, uma notificação da Receita Federal inicia um procedimento que pode ou não resultar na lavratura de um auto de infração, aceitando a infração mediante pagamento ou parcelamento ou, no prazo de 30 dias, se defender, impugnando o auto de infração e dando início ao processo administrativo fiscal.

É importante que os prazos sejam respeitados para que o débito não seja inscrito em dívida ativa, pois o contribuinte pode sofrer sanções mais severas. 

Na impugnação, o contribuinte deve anexar à petição toda a prova documental que tiver, já que não terá outra oportunidade para apresentar esses documentos, salvo se ficar demonstrada a impossibilidade de sua apresentação por motivo de força maior.

Além disso, a matéria não contestada pelo impugnante é considerada preclusa, ou seja, o contribuinte perde o direito de se manifestar sobre aquele determinado assunto no processo administrativo, mas caso a questão seja levada à justiça haverá possibilidade de trazer a questão novamente para o âmbito da discussão.

Etapas do Processo Administrativo Fiscal

Em primeiro lugar, é preciso verificar se o lançamento foi correto formalmente e materialmente ou se pode ter ocorrido algum equívoco ou erro por parte da Receita Federal.

Caso tenha discordância do lançamento e decida se defender, terá 30 dias para apresentar sua impugnação ou manifestação de inconformidade junto as Delegacias de Julgamento da Receita Federal do Brasil, a autoridade competente que processa esse tipo de recurso e está vinculada à Receita Federal.

Se o julgamento na Delegacia de Julgamento for favorável ao contribuinte, pode ocorrer a interposição de um recurso de ofício pela Fazenda Pública. Por outro lado, se o julgamento for desfavorável ao contribuinte, terá 30 dias para interpor um recurso ao CARF, o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais, que é um órgão do Ministério da Economia responsável por julgar recursos ligados a dívidas tributárias da União.

Após essa etapa, o único recurso que resta é o recurso especial à Câmara Superior de Recursos Federais do CARF, que pode ser interposto no prazo de 15 dias após uma decisão desfavorável ao contribuinte. lembrando que esses procedimentos se equipara nos mesmo moldes de um processo judicial, cabendo ate embargos de declaração no prazo de 5 dias da ciência, verificando tudo que pode ser alegado. Um dos requisitos do recurso especial é abrir o pre- questionamento que é muito importante 

De forma geral, embora seja um procedimento administrativo, o processo administrativo fiscal possui algumas características importantes, como o duplo grau de jurisdição, já que, caso o primeiro recurso à Delegacia de Julgamento não seja frutífero, é possível ir ao CARF para realizar um recurso adicional. 

Chegado ao fim do processo administrativo, passado todos os recursos e for deferido a favor do contribuinte, a fazenda não pode mais rever essa decisão, não podendo mais ser discutida por parte da fazenda nacional no poder judiciário, diferente do contribuinte que se for indeferido para ele no procedimento administrativo ainda pode se socorrer na esfera judicial. 

Então, apesar da defesa podendo ser realizado pelo próprio contribuinte ou até seu contador, o tramite é muito parecido com o judicial trazendo prazos a serem seguidos tempestivamente, e defesas processuais estratégicas. Se for uma questão de autuação em que a defesa não tenha tanto respaldo favorável, cabe o contribuinte solicitar que um advogado tributarista de sua confiança faça, antes de ser inscrito em dívida ativa.